Villa Barrie

Proclaimer

Privacyverklaring  

  

1.   Jouw privacy telt  

Jouw privacy is erg belangrijk voor ons. We willen je persoonsgegevens op een wettelijke, correcte en transparante manier verwerken. In deze privacyverklaring leggen we uit welke persoonsgegevens we van jou als natuurlijke persoon verzamelen en verwerken. We hebben het hier voortaan altijd over gegevens van jou als burger, of als andere betrokkene, zoals begunstigde, contactpersoon in een bedrijf, enz. In welke hoedanigheid ook, je rechten blijven dezelfde en de VZW gaat even zorgzaam om met jouw gegevens.  

Villa Barrie is een extern verzelfstandigd agentschap in privaatrechtelijke vorm onder de vorm van een vereniging zonder winstoogmerk (VZW) met de zetel gelegen aan Collegestraat 1, 3580 Beringen. Het ondernemingsnummer van Villa Barrie VZW is 1030.755.454.   

De VZW is de verantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens.  

Daarnaast verwerkt de VZW ook persoonsgegevens in opdracht van de Vlaamse overheid. Daarbij volgt het de instructies van die andere entiteit. 

Bekijk hier de privacyverklaring van 'Mijn Burgerprofiel'.  

Je moet erop kunnen vertrouwen dat de VZW zorgvuldig en veilig met de persoonsgegevens omgaat. Om dit te kunnen garanderen heeft de VZW een goedgekeurd informatieveiligheidsbeleid. Dit beleid is in lijn met de relevante wetgeving.  

2.  Waarom verwerkt de VZW persoonsgegevens?  

De VZW heeft tot doel het realiseren van kwaliteitsvolle buitenschoolse opvang en activiteiten voor kinderen in Beringen. De VZW engageert zich om je  persoonlijke informatie steeds veilig te beheren.  

3.  Mag de VZW persoonsgegevens verwerken?  

We waken er over dat we je gegevens uitsluitend verwerken als we hier een geldige rechtsgrond voor hebben. In hoofdzaak verwerkt de VZW persoonsgegevens in het kader van een wettelijke opdracht, in het algemeen belang of op basis van een contractuele verbintenis. Indien nodig, doen we dit op basis van de vitale belangen van een natuurlijke persoon. In alle andere gevallen vragen we je toestemming voor het verwerken van je gegevens. Dat is onder andere het geval voor:  

  • Gebruik van contactgegevens voor nieuwsbrieven waarvoor je inschrijft;  
  • Toestemming voor nemen en gebruiken van gerichte foto's;  
  • …  

  

4.  Hoe verzamelt de VZW persoonsgegevens?  

Het verzamelen van persoonsgegevens gebeurt op drie manieren:  

  • De VZW vraagt rechtstreeks bij jou persoonsgegevens op;  
  • De VZW verkrijgt informatie van bovenlokale authentieke gegevensbronnen van de overheid, zoals de kruispuntbank sociale zekerheid;  
  • De VZW ontvangt je persoonsgegevens van andere overheidsinstanties (de stad), … in kader van jouw aanvraag.  

  

5.  Wie verwerkt de persoonsgegevens?  

De verwerkingen van persoonsgegevens gebeuren door medewerkers van de VZW. Alle medewerkers vallen onder het wettelijke beroepsgeheim en zijn gebonden aan de vertrouwelijkheidsprincipes en deontologische code zoals voorzien in het arbeidsreglement. Wij doen er alles aan om onze medewerkers continu bij te scholen over het belang van privacy en gegevensbescherming.  

De medewerkers maken gebruik van geautomatiseerde systemen, die aangekocht zijn bij derden. Naast de IT-leveranciers, maakt de VZW gebruik van de diensten van het bestuur Beringen in functie van personeelsbeheer, patrimonium, juridische bijstand, informatieveiligheid, ICT en is er een samenwerking met de andere diensten van Beringen.   

Deze leveranciers en het lokaal bestuur Beringen zijn verwerkers die in opdracht van de VZW  persoonsgegevens behandelen. Om de privacy te garanderen, is een verwerkingsovereenkomst met deze leveranciers afgesloten en is er een samenwerkingsovereenkomst afgesloten met het lokaal bestuur Beringen. Deze leveranciers en het lokaal bestuur Beringen zijn gehouden aan dezelfde rechtsgronden en beveiligingsmaatregelen als deze die van toepassing zijn op de VZW.  

De VZW kan samenwerken met andere overheidsinstanties. Deze partijen kunnen ook persoonsgegevens uitwisselen. Om de privacy te garanderen maken we altijd contractuele afspraken over finaliteit, proportionaliteit, vertrouwelijkheid en beveiliging van de gegevensuitwisseling.   

De VZW kan ook jouw persoonsgegevens vrijgeven: (i) indien wij hiertoe verplicht zijn volgens de wet of een ander wettelijk proces; (ii) aan wetshandhavingsautoriteiten of andere overheidsinstanties in overeenstemming met hun wettelijke bevoegdheden; (iii) wanneer wij denken dat vrijgave noodzakelijk of passend is om lichamelijke schade te voorkomen; of (iv) in verband met een onderzoek van vermoede of effectieve frauduleuze of illegale activiteiten.  

6.  Doorgifte van gegevens  

De VZW bewaart en verwerkt jouw gegevens in hoofdzaak binnen de Europese Unie. De VZW zal ook enkel IT-systemen gebruiken die binnen de Europese Unie actief zijn.  

Indien er geen gelijkwaardig alternatief is binnen de zone kan de VZW gebruik maken van toepassingen die gegevens verwerken in landen buiten de Europese Unie, voor zover deze toepassingen voldoende waarborgen geven dat ze voldoen aan de Europese verordening, bij voorkeur omdat ze zich in de zogenaamd veilige landen bevinden.    

7.  Bewaart de VZW persoonsgegevens?  

De VZW bewaart persoonsgegevens en baseert zich hiervoor op de wettelijk vastgelegde bewaartermijnen. Persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan nodig. Na het verstrijken van deze termijnen worden de persoonsgegevens vernietigd volgens de procedure die beschreven staat in het informatieveiligheidsbeleid.  

8.  Hoe beveiligt de VZW persoonsgegevens?  

De VZW treft gepaste administratieve, technische en fysieke beveiligingsmaatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen onopzettelijke of onwettige verwijdering, onopzettelijk verlies, ongeoorloofde aanpassing, ongeoorloofde openbaarmaking of toegang, misbruik en enige andere onwettelijke vorm van verwerking van de persoonsgegevens in ons bezit. De mate van beveiliging wordt bepaald door een risicobeoordeling.  

9.  Jouw rechten en keuzes  

Je kan je gegevens inkijken (artikel 15 AVG).  

Wil je inzage in de gegevens die de VZW over je verwerkt, laat het dan weten. Als je je recht van inzage uitoefent zal de VZW je een zo volledig mogelijk overzicht geven van je gegevens.   

Je kunt je gegevens laten verbeteren en/ of aanvullen (artikel 16 AVG).   

Het kan gebeuren dat bepaalde gegevens die de VZW over je heeft opgeslagen niet (meer) correct zijn. Je kan altijd vragen om die gegevens te laten verbeteren of vervolledigen voor zover dit wettelijk is toegelaten.   

Je kan je gegevens laten verwijderen (artikel 17 AVG).   

Je kan altijd vragen om gegevens die de VZW bijhoudt te laten verwijderen voor zover dit wettelijk is toegelaten.   

Je kan je verzetten tegen bepaald gebruik van gegevens (artikel 18 AVG).   

Ben je het niet eens met de manier waarop de VZW  bepaalde gegevens verwerkt, dan kan je je daartegen verzetten. Verzet dat wij zullen inwilligen tenzij er wettelijke of dwingende gronden zijn om dat niet te doen, wat bijvoorbeeld het geval is als wij gegevens verwerken om de openbare veiligheid te garanderen.   

Je kan je verzetten tegen automatische profilering (artikel 22 AVG).   

De VZW maakt geen gebruik van profilering op basis van automatische verwerkingen (algoritmes).   

Je kan vragen om je gegevens over te dragen aan een derde partij (artikel 20 AVG).   

Je hebt het recht om te vragen om persoonsgegevens die je zelf aan de VZW hebt verstrekt, aan jou of rechtstreeks aan een derde partij over te dragen.   

De privacywetgeving voorziet wel een aantal beperkingen op dit recht, waardoor het niet van toepassing is op alle gegevens.   

10. Digitale verzoek uitoefening rechten van betrokkene  

Je kan via dit formulier een aanvraag doen voor de uitoefening van je rechten als betrokkene, gelet op de verwerking van persoonsgegevens door de VZW. Voor de verwerking van je aanvraag volgt de VZW de procedures van de stad.   

Je zal je eerst dienen te identificeren, waarna je de aanvraag kan invullen (zo volledig en duidelijk mogelijk). Deze zal vervolgens naar de bevoegde interne dienst worden doorgezonden, dewelke zal over gaan tot registratie van de aanvraag.  

Hiervan zal je bericht ontvangen.   

Een schriftelijk verzoek dient te worden gericht aan de dienst informatieveiligheid:   

Dienst informatieveiligheid - Villa Barrie  

Collegestraat 1  

3580 Beringen  

informatieveiligheid@beringen.be   

Ook hier zal je eerst het verzoek ontvangen om over te gaan tot identificatie, waarna je bericht zal ontvangen van registratie.    

Vanaf het moment van identificatie, start de antwoordtermijn van de VZW. De VZW heeft een termijn van 30 kalenderdagen om je aanvraag te behandelen en te beantwoorden.  

In geval van registratie van een complexe aanvraag, wordt de antwoordtermijn verlengd naar 60 kalenderdagen.   

11. Updates met betrekking tot deze privacyverklaring  

De VZW kan deze privacyverklaring aanpassen. De meest recente versie vind je altijd op   https://www.beringen.be/proclaimer-beringen-be Voor elke belangrijke inhoudelijke wijziging informeert de VZW je via haar website of andere communicatiekanalen.   

12. Aansprakelijkheid  

Elke e-mail en eventuele bijlage(n) van de VZW of van een van zijn medewerkers heeft enkel een informatieve waarde en verbindt de VZW op geen enkele wijze. Enkel brieven ondertekend door de bevoegde perso(o)n(en) conform de statuten kunnen de VZW binden.  

13. Hoe ons te contacteren?  

De VZW werkt samen met het lokaal bestuur Beringen voor ondersteuning op het vlak van gegevensbescherming. Het lokaal bestuur Beringen heeft een functionaris voor gegevensbescherming aangesteld. Deze bewaakt de toepassing van de wettelijke verplichtingen inzake gegevensbescherming. Je kan de functionaris aanspreken als je vragen hebt bij de uitoefening van de hierboven opgesomde rechten die je geniet. Dit kan via:  

C-smart  

Email: privacy@c-smart.be  

Website: www.c-smart.be  

Indien je vragen of opmerkingen hebt over ons beleid “bescherming van persoonsgegevens”, of indien je je rechten wenst uit te oefenen of de informatie die wij over je bezitten wenst te updaten, gelieve ons te contacteren op:  

VZW Villa Barrie  

Collegestraat 1, 3580 Beringen  

T 011 44 95 50  

Informatieveiligheid@beringen.be   

Website: www.beringen.be   

Om te vermijden dat iemand anders jouw rechten uitoefent, kan de VZW jouw identiteit verifiëren. Wees altijd zo specifiek mogelijk als je je rechten wilt uitoefenen. Dan kan de VZW jouw vraag concreet en correct behandelen.  

Wil je meer informatie of ga je niet akkoord met het standpunt van de VZW? Surf dan zeker naar  

Je kan ook daar een klacht indienen.